HCM – Legal Operations & Systems Specialist – Hybrid Working

HCM – Legal Operations & Systems Specialist – Hybrid Working

Vexere là công ty công nghệ với định hướng cách mạng hóa ngành du lịch và vận tải tại Việt Nam và Đông Nam Á.

Hiện nay, Vexere vận hành nền tảng đặt vé xe trực tuyến tại Việt Nam, kết nối hành khách với các đối tác vận tải trên toàn quốc. Không chỉ dừng lại ở vé xe, Vexere đã mở rộng hệ sinh thái dịch vụ sang vé máy bay, vé tàu và dịch vụ cho thuê phương tiện, mang đến cho khách hàng những lựa chọn thuận tiện cho hành trình của mình trên cùng một nền tảng.

Văn hóa Vexere

Tại Vexere, chúng tôi tin rằng doanh nghiệp cần tạo ra những giá trị có ý nghĩa cho xã hội. Chúng tôi xây dựng môi trường đề cao tinh thần chủ động và trách nhiệm, học hỏi liên tục, giao tiếp cởi mở và tinh thần đồng đội.

Mỗi thành viên đều được khuyến khích đóng góp ý tưởng, đặt câu hỏi và thử thách những giả định hiện có, đồng thời chủ động tham gia vào quá trình xây dựng sản phẩm, định hình chiến lược kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Chúng tôi tin rằng những nhà lãnh đạo tương lai được phát triển thông qua cơ hội, sự tin tưởng và những đóng góp tạo ra tác động thực tế.

Tầm nhìn & Sứ mệnh

• Tầm nhìn: Mọi thứ bạn cần cho hành trình du lịch và vận chuyển.
• Sứ mệnh: Mang đến nhiều niềm vui hơn trên mỗi hành trình.

Vexere hướng tới trở thành nền tảng du lịch và vận tải hàng đầu Đông Nam Á, thông qua việc ứng dụng công nghệ, đổi mới sáng tạo và tư duy lấy khách hàng làm trọng tâm, từ đó mang đến những trải nghiệm du lịch và di chuyển tốt hơn cho mọi người.

Vexere tìm kiếm một đồng đội yêu thích việc tổ chức công việc, quản lý dữ liệu và ứng dụng công nghệ để giúp bộ phận Legal & Compliance vận hành hiệu quả hơn.

Bạn sẽ phối hợp trực tiếp với Head of Legal để vận hành các hệ thống và phát triển các công cụ được triển khai trong tương lai; hỗ trợ luồng xử lý hợp đồng, quản lý hồ sơ và cải tiến quy trình.

Vị trí phù hợp với người tỉ mỉ, có tư duy hệ thống, thích tìm hiểu cách hệ thống vận hành, hoạt động và chủ động tìm cách giảm thao tác thủ công. Bạn không bắt buộc có bằng Luật; kiến thức và quy trình nghiệp vụ cần thiết sẽ được hướng dẫn trong quá trình làm việc.

Mô tả công việc

1. Vận hành hệ thống và hỗ trợ người dùng

• Thực hiện các tác vụ vận hành trên hệ thống và các công cụ của bộ phận Legal theo phạm vi được phân công.
• Hỗ trợ người dùng về tài khoản, thao tác và luồng xử lý; phối hợp thực hiện việc cấp, điều chỉnh hoặc thu hồi quyền truy cập theo phê duyệt.
• Ghi nhận lỗi, xác định bước đang vướng và phối hợp với IT hoặc nhà cung cấp để xử lý; theo dõi đến khi có kết quả.
• Cập nhật hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ các phòng ban áp dụng công cụ, quy trình mới.

1. Điều phối luồng hợp đồng và quản lý hồ sơ

• Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ của thông tin và hồ sơ theo checklist; hướng dẫn bổ sung và chuyển yêu cầu đến đúng người phụ trách.
• Theo dõi tiến độ xử lý, phê duyệt, ký và hoàn tất hồ sơ; chủ động nhắc việc, báo sớm các trường hợp bị vướng hoặc có nguy cơ trễ hạn.
• Hỗ trợ thao tác trên hệ thống ký điện tử và các bước hành chính trong luồng hợp đồng theo quy trình.
• Kiểm tra hồ sơ sau ký theo checklist; tải lên, cập nhật và lưu trữ hợp đồng cùng tài liệu liên quan, bảo đảm đúng phiên bản, đầy đủ và dễ tra cứu.

1. Hỗ trợ hậu kiểm và theo dõi khắc phục, thực hiện tuân thủ

• Thực hiện hậu kiểm hồ sơ theo tiêu chí và checklist do Legal ban hành
• Ghi nhận nội dung thiếu, sai lệch hoặc chưa rõ; tổng hợp bằng chứng và chuyển người phụ trách Legal đánh giá các vấn đề cần chuyên môn pháp lý, và phục vụ tuân thủ
• Theo dõi việc bổ sung, khắc phục và cập nhật kết quả; tổng hợp các lỗi thường gặp để đề xuất cải thiện hướng dẫn hoặc quy trình.

1. Cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ, AI

• Nhận diện thao tác lặp lại, dữ liệu nhập nhiều lần hoặc các bước gây chậm trễ; đề xuất cách đơn giản hóa và chuẩn hóa.
• Phối hợp xây dựng, cập nhật biểu mẫu, checklist, hướng dẫn và luồng xử lý trên hệ thống.
• Thử nghiệm và triển khai các giải pháp tự động hóa phù hợp dưới sự hướng dẫn của Head of Legal.
• Hỗ trợ tổ chức kho kiến thức, xây dựng hướng dẫn và tình huống kiểm thử cho công cụ AI phục vụ công việc; kiểm tra kết quả và ghi nhận điểm cần cải thiện.
• Sử dụng công cụ và dữ liệu theo quy định bảo mật, phân quyền của công ty.

1. Quản lý dữ liệu và báo cáo vận hành

• Duy trì dữ liệu, danh mục hồ sơ và bảng theo dõi công việc đầy đủ, nhất quán.
• Tổng hợp báo cáo về số lượng yêu cầu, tiến độ xử lý, thời hạn cam kết, hồ sơ tồn đọng và kết quả hậu kiểm.
• Từ dữ liệu thực tế, chỉ ra các điểm thường xuyên phát sinh lỗi hoặc chậm trễ để cùng đội ngũ cải thiện.

Yêu cầu ứng viên

• Có khoảng 1 năm kinh nghiệm trong các công việc vận hành, quản trị hệ thống nghiệp vụ, Sales Admin, Business Operations, Project Coordination, Document Control hoặc lĩnh vực liên quan. Không bắt buộc ứng viên có nền tảng kiến thức pháp lý hoặc từng làm trong bộ phận Legal.
• Có kinh nghiệm trực tiếp sử dụng, tổ chức hoặc cải tiến một hệ thống theo dõi công việc, quản lý hồ sơ hay quy trình; có thể trình bày ví dụ cụ thể về phần việc mình đã thực hiện.
• Có tư duy hệ thống: hiểu mối liên hệ giữa đầu vào, các bước xử lý, người phụ trách và kết quả cần đạt.
• Thành thạo Google Workspace hoặc Microsoft Office; sử dụng tốt Excel/Google Sheets để kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu.
• Tỉ mỉ, làm việc có tổ chức, duy trì chất lượng ở các công việc thường xuyên và chủ động theo dõi đến khi hoàn tất.
• Giao tiếp rõ ràng, phối hợp tốt với nhiều phòng ban; biết khi nào cần hỏi thêm hoặc chuyển vấn đề đến đúng người có thẩm quyền.
• Yêu thích công nghệ, tự động hóa và AI; sẵn sàng tự tìm hiểu, thử nghiệm và học công cụ mới. Không yêu cầu nền tảng lập trình chuyên nghiệp.
• Có ý thức bảo mật và trách nhiệm với hồ sơ, dữ liệu được giao.
• Có máy tính cá nhân

Sẽ là lợi thế nếu bạn có

• Kinh nghiệm sử dụng hệ thống, hệ thống ký điện tử, quản lý hợp đồng hoặc các phần mềm vận hành doanh nghiệp.
• Từng xây dựng dashboard, biểu mẫu, quy trình tự động hoặc kinh nghiệm sử dụng AI, công cụ no-code/low-code để giải quyết một vấn đề thực tế cho đội ngũ, doanh nghiệp.
• Kiến thức cơ bản về hợp đồng, quản lý hồ sơ hoặc hoạt động pháp chế doanh nghiệp.
• Khả năng đọc hiểu tài liệu hướng dẫn công cụ bằng tiếng Anh.

Cơ hội phát triển

• Làm việc trực tiếp với Head of Legal, tham gia xây dựng và cải tiến cách vận hành của bộ phận Legal & Compliance.
• Phát triển năng lực về quản trị quy trình, hệ thống, dữ liệu và ứng dụng AI trong môi trường doanh nghiệp công nghệ.
• Phát triển chuyên môn theo hướng Legal Operations, quản lý hệ thống nghiệp vụ và cải tiến vận hành.

Quyền lợi và lương thưởng: