Chánh Văn phòng HĐQT (Quản trị công ty)

I. Mục tiêu vị trí

Vị trí đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ Hội đồng quản trị (HĐQT) vận hành hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định về quản trị công ty. Người đảm nhận sẽ là đầu mối xuyên suốt giữa HĐQT, Ban Điều hành, cổ đông và các bên liên quan

II. Mô tả công việc

1. Quản trị Công ty và hỗ trợ Hội đồng quản trị

• Tham mưu, tư vấn và hỗ trợ HĐQT trong việc thực hiện các công việc liên quan đến quản trị công ty theo quy định pháp luật, Điều lệ và quy định nội bộ.
• Phối hợp chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các thủ tục phục vụ cuộc họp HĐQT, Ban Kiểm soát (BKS) và Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ).
• Tham dự các cuộc họp; thực hiện ghi nhận, lập biên bản, dự thảo nghị quyết/quyết định và hoàn thiện hồ sơ sau họp đúng quy định.
• Theo dõi việc ban hành, lưu trữ và triển khai các nghị quyết, quyết định của HĐQT; nhắc việc và cập nhật tiến độ thực hiện đến các đơn vị liên quan.
• Hỗ trợ các thành viên HĐQT trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ và các nhiệm vụ được giao.

2. Đại hội đồng cổ đông và quan hệ cổ đông

• Tham gia tổ chức ĐHĐCĐ thường niên/bất thường và các hoạt động lấy ý kiến cổ đông theo quy định pháp luật và Điều lệ Công ty.
• Phối hợp chuẩn bị danh sách cổ đông, thư mời, chương trình, tài liệu họp, biên bản, nghị quyết và toàn bộ hồ sơ liên quan đến ĐHĐCĐ.
• Làm đầu mối tiếp nhận, phối hợp xử lý các yêu cầu, thắc mắc và trao đổi liên quan đến cổ đông.
• Hỗ trợ Công ty trong việc đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông theo quy định hiện hành.

3. Công bố thông tin và tuân thủ quản trị

• Theo dõi và phối hợp thực hiện các nghĩa vụ công bố thông tin của Công ty theo quy định áp dụng đối với công ty chứng khoán và công ty đại chúng.
• Kiểm soát tiến độ, tính đầy đủ và chính xác của các nội dung cần công bố; báo cáo HĐQT về tình hình thực hiện định kỳ và đột xuất.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ công tác quản trị, báo cáo định kỳ và công bố thông tin.
• Thực hiện bảo mật thông tin, tài liệu của HĐQT, cổ đông và Công ty theo đúng quy định và cam kết bảo mật.

4. Thư ký Hội đồng quản trị

• Quản lý lịch làm việc, lịch họp và các đầu việc liên quan đến hoạt động thường xuyên của HĐQT.
• Tổng hợp, chuẩn bị và quản lý hệ thống tài liệu, hồ sơ, biên bản, nghị quyết/quyết định của HĐQT một cách có hệ thống và dễ tra cứu.
• Theo dõi và nhắc việc đối với các nội dung đã được HĐQT thông qua hoặc giao cho các đơn vị/cá nhân thực hiện; cập nhật tiến độ đến HĐQT khi cần.
• Làm đầu mối phối hợp giữa HĐQT với Ban Điều hành, các phòng/ban và các bên liên quan trong phạm vi công việc được giao.

III. Yêu cầu công việc

Kinh nghiệm và trình độ

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Luật, Tài chính, Chứng khoán, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm 3-5 trong lĩnh vực quản trị công ty, thư ký HĐQT, pháp chế, tuân thủ, quan hệ cổ đông hoặc công bố thông tin.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại công ty chứng khoán, ngân hàng, tổ chức tài chính hoặc công ty đại chúng/niêm yết.

Kiến thức và kỹ năng chuyên môn

• Nắm vững và có khả năng cập nhật các quy định liên quan đến Luật Doanh nghiệp, pháp luật chứng khoán, quản trị công ty và công bố thông tin.
• Có kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp: biên bản, nghị quyết, tờ trình, quyết định và các tài liệu quản trị doanh nghiệp.
• Thành thạo tổng hợp, tổ chức công việc và quản lý hồ sơ; cẩn thận, chính xác và có khả năng theo sát deadline trong môi trường nhiều đầu việc song song.

Kỹ năng làm việc

• Có khả năng phối hợp và giao tiếp hiệu quả với HĐQT, Ban Điều hành, cổ đông và các đơn vị liên quan ở nhiều cấp độ khác nhau.
• Có tinh thần trách nhiệm cao, tính bảo mật tốt và tác phong chuyên nghiệp — đặc biệt quan trọng khi tiếp cận thông tin nội bộ nhạy cảm.
• Chủ động, linh hoạt và có khả năng xử lý tình huống phát sinh ngoài kế hoạch trong các sự kiện quản trị quan trọng.
• Tiếng Anh đọc hiểu tài liệu pháp lý và soạn thảo văn bản là lợi thế.

IV. Quyền lợi

• Thu nhập cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm; xét điều chỉnh định kỳ hàng năm.
• Thưởng tháng 13 và thưởng theo hiệu quả kinh doanh/KPI.
• Tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ; bảo hiểm sức khỏe và tai nạn 24/24.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp trong lĩnh vực tài chính – chứng khoán.
• Cơ hội làm việc trực tiếp với HĐQT, Ban Điều hành và tham gia sâu vào hoạt động quản trị cấp cao của Công ty.
• Lộ trình phát triển chuyên môn rõ ràng trong các lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, pháp lý – tuân thủ và thị trường vốn.