Chánh Văn phòng Hội đồng Quản trị

I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Là đầu mối tham mưu và hỗ trợ Hội đồng quản trị (HĐQT) trong công tác quản trị công ty; tổ chức, điều phối hoạt động của HĐQT và Văn phòng HĐQT, bảo đảm các hoạt động quản trị được thực hiện hiệu quả, kịp thời và tuân thủ quy định pháp luật, Điều lệ và quy định nội bộ của Công ty.

Vị trí đồng thời thực hiện chức năng Người phụ trách quản trị công ty và Thư ký công ty, là đầu mối phối hợp giữa HĐQT với Ban Điều hành, cổ đông và các bên liên quan.

II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Tham mưu và điều phối hoạt động HĐQT

• Tham mưu, hỗ trợ HĐQT và Chủ tịch HĐQT trong các vấn đề liên quan đến quản trị công ty, thẩm quyền và quy trình ra quyết định của HĐQT.
• Xây dựng, quản lý và điều phối chương trình, kế hoạch làm việc, lịch họp và các hoạt động của HĐQT.
• Chủ trì/phối hợp chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và thủ tục phục vụ các cuộc họp HĐQT.
• Tham dự các cuộc họp; tổ chức lập biên bản, nghị quyết, quyết định và hoàn thiện hồ sơ HĐQT theo quy định.
• Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định và chỉ đạo của HĐQT; định kỳ hoặc đột xuất báo cáo HĐQT.

2. Quản trị công ty và Đại hội đồng cổ đông

• Thực hiện chức năng Người phụ trách quản trị công ty và Thư ký công ty theo quy định pháp luật, Điều lệ và quy định nội bộ.
• Tham mưu và tổ chức triển khai các yêu cầu về quản trị công ty, bảo đảm hoạt động của HĐQT và ĐHĐCĐ tuân thủ quy định.
• Chủ trì/phối hợp tổ chức ĐHĐCĐ thường niên, bất thường và việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
• Chuẩn bị và kiểm soát hồ sơ, tài liệu, chương trình, biên bản, nghị quyết và các thủ tục liên quan đến ĐHĐCĐ.
• Hỗ trợ các thành viên HĐQT thực hiện quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm theo quy định.

3. Công bố thông tin và quan hệ cổ đông

• Theo dõi, kiểm soát và phối hợp thực hiện nghĩa vụ công bố thông tin của Công ty theo quy định áp dụng đối với công ty chứng khoán và công ty đại chúng.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan bảo đảm thông tin công bố đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
• Là đầu mối tiếp nhận, phối hợp xử lý các yêu cầu và trao đổi liên quan đến cổ đông; hỗ trợ bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông.
• Phối hợp cung cấp thông tin, hồ sơ quản trị cho cơ quan quản lý, cổ đông và các bên liên quan theo thẩm quyền.

4. Quản lý và vận hành Văn phòng HĐQT

• Tổ chức và quản lý hoạt động của Văn phòng HĐQT; bảo đảm luồng thông tin, tài liệu giữa HĐQT, Ban Điều hành và các đơn vị được thông suốt, kịp thời và bảo mật.
• Tiếp nhận, tổng hợp, rà soát và điều phối các hồ sơ, tờ trình, báo cáo của các đơn vị trình HĐQT xem xét, quyết định.
• Quản lý hệ thống hồ sơ, biên bản, nghị quyết, quyết định và tài liệu quản trị của HĐQT/ĐHĐCĐ một cách đầy đủ, khoa học và dễ truy xuất.
• Phối hợp với Pháp chế, Kiểm soát nội bộ và các đơn vị liên quan trong việc cập nhật, hoàn thiện hệ thống quy định và thực hành quản trị công ty.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động HĐQT theo phân công của Chủ tịch HĐQT/HĐQT.

III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1. Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Luật, Tài chính, Chứng khoán, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị công ty, thư ký HĐQT, pháp chế/tuân thủ, quan hệ cổ đông, công bố thông tin hoặc lĩnh vực liên quan.
• Ưu tiên ứng viên đã trực tiếp phụ trách hoặc điều phối hoạt động HĐQT, ĐHĐCĐ, công bố thông tin và quản trị công ty tại công ty chứng khoán, ngân hàng, tổ chức tài chính hoặc công ty đại chúng/niêm yết.
• Kinh nghiệm tham gia các dự án IPO, niêm yết, tăng vốn hoặc các giao dịch trên thị trường vốn là lợi thế.

2. Kiến thức và năng lực chuyên môn

• Có kiến thức vững về Luật Doanh nghiệp, pháp luật chứng khoán, quản trị công ty đại chúng và công bố thông tin.
• Có khả năng độc lập chuẩn bị, rà soát và hoàn thiện hồ sơ HĐQT/ĐHĐCĐ, tờ trình, biên bản, nghị quyết, quyết định và các tài liệu quản trị doanh nghiệp.
• Có năng lực tổng hợp và phân tích thông tin, nhận diện các vấn đề cần HĐQT xem xét và tổ chức thông tin phục vụ quá trình ra quyết định.
• Có khả năng tổ chức, điều phối nhiều đầu việc và theo sát tiến độ thực hiện các quyết định của HĐQT.
• Có khả năng đọc hiểu và xử lý tài liệu quản trị, pháp lý bằng tiếng Anh.

3. Kỹ năng và phẩm chất

• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và làm việc hiệu quả với HĐQT, Ban Điều hành, cổ đông, cơ quan quản lý và các bên liên quan.
• Tư duy hệ thống, khả năng tổ chức công việc tốt; cẩn trọng, chính xác và có khả năng xử lý nhiều công việc song song.
• Chủ động, linh hoạt và có khả năng xử lý các tình huống phát sinh trong các hoạt động quản trị quan trọng.
• Chính trực, trách nhiệm cao và có ý thức bảo mật đặc biệt đối với thông tin của HĐQT, cổ đông và Công ty.
• Tác phong chuyên nghiệp, phù hợp với môi trường làm việc cấp quản trị và điều hành.

IV. THÔNG TIN VỊ TRÍ

• Cấp bậc: Quản lý / Trưởng phòng
• Hình thức: Nhân viên chính thức
• Địa điểm làm việc: Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
• Báo cáo: Chủ tịch Hội đồng quản trị/Hội đồng quản trị
• Thu nhập: Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm

V. QUYỀN LỢI

• Thu nhập cạnh tranh, tương xứng với năng lực, kinh nghiệm và phạm vi trách nhiệm.
• Thưởng tháng 13 và thưởng theo hiệu quả kinh doanh/KPI.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN; bảo hiểm sức khỏe và tai nạn 24/24.
• Làm việc trực tiếp với HĐQT, Ban Điều hành và tham gia sâu vào hoạt động quản trị, chiến lược và các dự án trọng yếu của Công ty.
• Cơ hội tham gia quá trình phát triển hệ thống quản trị công ty, các hoạt động thị trường vốn và định hướng IPO/niêm yết của HDS.