1. THÔNG TIN CHUNG
- Vị trí: Chuyên viên Hành chính – Nhân sự tổng hợp
- Phòng ban: Hành chính – Nhân sự – Pháp chế
- Số lượng tuyển: 01
- Giới tính: Nữ
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm
- Trình độ: Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Kế toán, Luật hoặc các ngành liên quan
- Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực
- Quy mô nhân sự phụ trách: Khoảng 200 nhân sự
2. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Thực hiện và kiểm soát các nghiệp vụ hành chính nhân sự tổng hợp, bao gồm quản lý hồ sơ, hợp đồng, chấm công, tính lương, BHXH, thuế TNCN, chế độ nhân sự và công tác hành chính; đảm bảo dữ liệu chính xác, quy trình đầy đủ và công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
3. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
3.1. Quản lý hồ sơ và thông tin nhân sự
- Tiếp nhận, cập nhật và quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự.
- Thực hiện thủ tục tiếp nhận, onboarding, thay đổi thông tin và nghỉ việc.
- Theo dõi tình trạng làm việc, biến động nhân sự và lưu trữ hồ sơ.
- Quản lý dữ liệu nhân sự trên hệ thống và các file theo dõi nội bộ.
3.2. Quản lý hợp đồng và hồ sơ pháp lý nhân sự
- Soạn thảo, theo dõi và quản lý hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, phụ lục và các văn bản liên quan.
- Theo dõi thời hạn hợp đồng, thực hiện gia hạn, chấm dứt, thanh lý và bàn giao hồ sơ.
- Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, đúng quy trình và bảo mật.
3.3. Chấm công, tính lương và chế độ
- Tổng hợp, kiểm tra dữ liệu chấm công, timesheet, nghỉ phép, làm thêm giờ và các khoản thu nhập, khấu trừ.
- Thực hiện tính lương, lập bảng lương, báo cáo lương và danh sách thanh toán.
- Theo dõi các chế độ phúc lợi, thưởng, phụ cấp và quyền lợi của nhân sự theo chính sách công ty.
- Tiếp nhận, giải đáp và xử lý các thắc mắc liên quan đến lương, công và chế độ.
3.4. Bảo hiểm xã hội và thuế TNCN
- Thực hiện báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin và giải quyết chế độ BHXH.
- Theo dõi dữ liệu đóng bảo hiểm, đối chiếu chi phí và hồ sơ bảo hiểm hàng tháng.
- Thực hiện đăng ký mã số thuế, người phụ thuộc, tổng hợp dữ liệu kê khai và hỗ trợ quyết toán thuế TNCN.
- Quản lý chứng từ thuế và hồ sơ liên quan theo quy định.
3.5. Nghiệm thu dịch vụ và đối soát chi phí nhân sự
- Tổng hợp timesheet, lập bảng chi phí và chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu dịch vụ với khách hàng.
- Theo dõi biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
- Đối chiếu dữ liệu nhân sự, doanh thu và chi phí theo từng kỳ; phối hợp với bộ phận Kế toán xử lý sai lệch.
- Đảm bảo hồ sơ được hoàn thiện đúng thời hạn.
3.6. Công tác hành chính tổng hợp
- Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ văn phòng.
- Theo dõi cấp phát, bàn giao và thu hồi tài sản, thiết bị cho nhân sự.
- Quản lý văn thư, công văn, hồ sơ hành chính và các biểu mẫu nội bộ.
- Phối hợp tổ chức họp, sự kiện nội bộ, hoạt động gắn kết và các chương trình phúc lợi.
- Theo dõi các chi phí hành chính, đề xuất mua sắm và phối hợp thanh toán theo quy trình.
- Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy định và duy trì môi trường làm việc ngăn nắp, chuyên nghiệp.
3.7. Tuyển dụng, đào tạo và quan hệ nhân sự
- Phối hợp tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng, đăng tin, sắp xếp phỏng vấn và theo dõi kết quả tuyển dụng khi cần.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ nhận việc, hướng dẫn hội nhập và theo dõi tình trạng onboarding.
- Phối hợp tổ chức đào tạo nội bộ, đánh giá thử việc và theo dõi các mốc nhân sự.
- Tiếp nhận phản hồi, hỗ trợ giải quyết các vấn đề nhân sự và phối hợp với quản lý liên quan.
- Hỗ trợ triển khai các chính sách, quy trình và hoạt động truyền thông nội bộ.
3.8. Báo cáo và cải tiến quy trình
- Lập báo cáo định kỳ về nhân sự, hợp đồng, chấm công, lương, BHXH, thuế và chi phí hành chính.
- Theo dõi các mốc công việc, thời hạn xử lý và đảm bảo dữ liệu báo cáo thống nhất.
- Đề xuất cải tiến biểu mẫu, quy trình và công cụ quản lý nhằm tăng hiệu quả công việc.
- Chủ động phối hợp và thực hiện các công việc, nhiệm vụ khác theo yêu cầu hoạt động của Công ty và sự phân công, điều phối của Quản lý trực tiếp/Ban Lãnh đạo, phù hợp với năng lực chuyên môn, chức năng công việc và quy định nội bộ của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý trực tiếp.
- Nữ, có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính nhân sự tổng hợp hoặc C&B.
- Có kiến thức và kinh nghiệm thực tế về chấm công, tính lương, hợp đồng, BHXH và thuế TNCN.
- Có khả năng thực hiện độc lập các nghiệp vụ được giao và quản lý dữ liệu với quy mô khoảng 200 nhân sự.
- Nắm được các quy định pháp luật liên quan đến lao động, BHXH và thuế TNCN trong phạm vi công việc.
- Sử dụng tốt Excel/Google Sheets; ưu tiên ứng viên thành thạo các hàm xử lý dữ liệu, đối soát và lập báo cáo.
- Có kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian, phối hợp với nhiều bộ phận và xử lý tình huống.
- Cẩn thận, trung thực, trách nhiệm, chủ động và có ý thức bảo mật thông tin.
- Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong doanh nghiệp công nghệ, IT Outsourcing, Staffing hoặc cung cấp dịch vụ nhân sự.
Lương, thưởng, chế độ phúc lợi:
- Đánh giá định kỳ 2 lần/năm, xét tăng lương theo năng lực.
- Thưởng: Cố định tháng 13, thưởng các ngày lễ, Tết.
- Tham gia các hoạt động training kỹ năng miễn phí do công ty tổ chức.
- Đóng bảo hiểm và các chế độ đảm bảo quyền lợi người lao động.
- Chế độ nghỉ: Nghỉ phép 12 ngày/năm. Nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
- Lộ trình phát triển rõ ràng cho mỗi nhân sự trong một năm.
- Team building, du lịch hằng năm.
- Các chế độ phúc lợi khác: Theo chính sách của Công ty.
Môi trường và điều kiện làm việc:
- Trang thiết bị làm việc công nghệ cao, phong phú, đa dạng.
- Văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, an toàn.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển nghiệp vụ HR tổng hợp và C&B.
- Được tham gia xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến quy trình quản trị nhân sự.
- Cơ hội phát triển lên vị trí Chuyên viên C&B cấp cao hoặc phụ trách nghiệp vụ Hành chính – Nhân sự.
